Jakarta, Mediaperkebunan.id
Kaizen adalah upaya perbaikan terus menerus supaya menjadi lebih baik dan perbaikan itu berkelanjutan. Kaizen dapat diterapkan pada berbagai sektor, seperti pada pabrik kelapa sawit (PKS).
Arwediedy Gultom, trainer Perkumpulan Praktisi Profesional Perkebunan Indonesia (P3PI) menyatakan dalam pelaksanaanya perlu dibuat Kaizen Week yang berlangsung selama 1 minggu, tetapi sebelumnya ada persiapan yang berlangsung 3 minggu dan setelahnya evaluasi setelah pelaksanaan berlangsung 3 minggu.
Arwediedy yang sudah berkecimpung di industri pabrik kelapa sawit lebih dari 19 tahun mulai dari maintenance, proses, laboratorium, kernel crushing plant, biogas dan semua sustainability issue membuatnya paham mencari cara-cara terbaik untuk PKS dengan Kaizen.
Pada tahap persiapan merupakan event pemilihan dan pendefinisian, komunikasi, pre work, konfirmasi agenda dan persiapan logistik. Dilakukan value stream atau penentuan target dan fokus area dengan sponsor, pembentukan tim dan training anggota baru.
Penyusunan value stream dengan memilah mana yang memberikan nilai tambah sesuai dengan permintaan pelanggan; mana yang tidak bernilai tambah tetapi belum bisa dihilangkan; mana yang tidak bernilai tambah sama sekali terhadap permintaan pelanggan.
Anggota team berasal dari area target yaitu anggota yang bekerja tiap harinya di lingkungan tersebut dan memilki pengetahuan yang cukup mengenai pencapaian target untuk dipresentasikan; personil yang bekerja pada up/downstream yang memiliki pengetahuan akan proses dan informasi berupa masukan, atau suplier untuk area target/konsumen; fresh eye yaitu pihak luar yang tidak mengetahui proses kerja di area tersebut namun memiliki keingintahuan dan kemampuan untuk memecahkan masalah, syaratnya harus memiliki keingintahuan yang cukup tinggi dan dapat didorong untuk berpikir diluar dari hal yang biasa-biasa saja.
Jumlah anggota tim yang ideal adalah 6-10 orang namun dapat lebih diperbesar jika diperlukan. Tim inti dapat berkoordinasi dengan tim di area untuk memberikan pengetahuan, menjawab pertanyaan dan mengisi kekosongan dalam kekurangtahuan anggotanya.
Hal-hal yang perlu dipersiapkan anggota tim sebelum pelaksanaan event Kaizen adalah membuat gambaran dari proses kerja yang akan dikaizen , membuat proses informasi, mengumpulkan data kondisi saat ini sebagai data acuan; melakukan observasi kondisi saat ini.
Informasi penting yang perlu diketahui anggota tim adalah alasan dalam pemilihan project, pembagian tugas dan tanggung jawab anggota tim, anggota tim aktif dalam memberikan masukan, komitmen dari anggota tim, menentukan waktu dan lokasi pelaksaan kaizen.
Selalu ingat prinsip-prinsip kaizen yaitu reduce/meringkas dengan mendefiniskan sasaran kerja sebelum melakukan kaizen. Kaizen yang paling baik adalah tercapainya sasaran meskipun untuk itu diperlukan penghentian suatu pekerjaan. Combine/menggabungkan yaitu gabungkan satu pekerjaan dengan pekerjaan lain dengan memanfaatkan semua anggota tubuh kita (tangan kanan/kiri serta kaki kanan/kiri).
Integrated dengan merubah susunan suatu proses produksi untuk mendapatkan proses produksi yang seimbang waktunya antara proses satu dengan yang lain. Simplify/memudahkan dengan membuat suatu proses pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat meskipun dengan merubah metode atau penambahan peralatan kerja.
Langkah-langkah dalam penyusunan suatu kertas kerja adalah mementukan project kaizen, apa yang diinginkan customer dari project kaizen, produksi perjam, kondisi saat ini, mengetahui VNA, alur proses, dampak kaizen.
